Cet article a été contribué par Kylie Fowler. Kylie est une expérience IT Asset Manager et écrit des pratiques ITAM. Ici, elle partage ses vues sur le rôle de matériel Asset Management au sein d'un programme de gestion des actifs logiciels.
Combien HAM-vous besoin dans votre Samwich?
.... Beaucoup de choses, même si vous pouvez passer sur la laitue, tomates et moutarde! 
OK - plus de légèreté. Maintenant que vous avez tous cessé de tomber sur vous-mêmes en riant, nous allons réfléchir à la question au sérieux.
Introduction
Le retour sur investissement d'une paix globale Software Asset Management (SAM) du programme est considérablement augmenté par la mise en œuvre d'une concurrente Hardware Asset Management (HAM) programme visant à fournir une fondation d'aide de données concrètes sur les machines utilisées dans l'organisation. La question chaque organisation doit répondre est la nature des données et dans quel détail devrait être inclus dans leur programme de matériel de gestion d'actifs pour assurer le succès de leur programme SAM, compte tenu en particulier que la nécessité de mener des activités de gestion d'actifs du matériel va augmenter les coûts initiaux du programme SAM.
Combien de jambon?
La réponse est un compromis entre les coûts de mise en œuvre de la gestion des actifs matériels et prestations que vous avez gain pour votre programme SAM, qui à son tour dépend en grande partie sur la taille de votre organisation. Gardez à l'esprit qu'il ya aussi des avantages non liés SAM pour la gestion des actifs matériels, bien que nous ne ferons que brièvement de ceux qui sont ici.
Quand faut-Track Hardware
Toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, devraient mettre en oeuvre des programmes de gestion des actifs matériels aux deux extrémités du cycle de vie du matériel - qui est, quand elle équipement est introduit dans l'organisation et où les actifs sont retirés de l'organisation.
Fondamentalement, vous ne pouvez pas avoir un programme SAM efficace que si vous savez exactement quel équipement que vous avez dans votre organisation à tout moment - et l'acquisition et la fin de l'aliénation de vie des biens est essentiel à cet égard. Comment pouvez-vous être sûr que votre outil de découverte est bon fonctionnement et de détecter tout votre équipement si vous ne pouvez renvoi les résultats en fonction d'une liste définitive de l'équipement que vous possédez actuellement?
Le processus d'achat
À la fin achat du cycle de vie, tout le matériel devrait être actif étiqueté avec un numéro de référence unique juste qu'il est introduit dans l'organisation. La balise d'actifs, le numéro de série, numéro de bon de commande et la date d'achat doivent être tapées dans votre registre des actifs. Si vous êtes une petite organisation, votre registre des actifs pourrait consister en une simple feuille de calcul Excel, mais les organisations plus grandes, il faudra quelque chose de plus sophistiqué. Idéalement, les noms de machine (même les noms de serveurs) devrait incorporer le numéro d'inventaire pour permettre rapide et facile de références croisées entre les données découvertes et votre registre des actifs matériels.
L'élimination des processus
À l'autre bout du cycle de vie, l'élimination, une procédure efficace pour identifier les équipements redondants, puis les retirer de l'entreprise est hautement souhaitable. Non seulement le vieil équipement de TI perd rapidement sa valeur de revente s'ils ne sont pas assis autour, mais les fabricants de logiciels seront quand même inclure cet équipement dans les audits internes, et voudront continuer de vous facturer la maintenance pour le logiciel installé sur ces machines. Ce sont là deux points de négociation si vous êtes actuellement vérifiés par un vendeur, mais il est beaucoup, beaucoup mieux pour ne jamais être dans cette position, en premier lieu.
A un niveau administratif de base, le processus de cession pourrait être simplement une entrée dans le registre des actifs matériels que le matériel n'est plus la propriété de votre entreprise, avec une brève note de la façon dont le matériel a été disposé. Mai Les grandes entreprises disposent d'un processus plus complexe d'élimination et mai doivent être en mesure de démontrer aux organismes de réglementation à l'extérieur que certains processus ont eu lieu avant que l'équipement quitte le site, tels que les disques durs essuyé des données, et les tags actifs enlevés. D'autres points de «fuite» du matériel devraient également être suivis dans votre registre des actifs matériels. Les principaux exemples sont où les machines sont perdus ou volés, et quand ils sont renvoyés au fabricant pour réparation ou échange de départ, mais se perdent en route.
Enregistrement d'actifs Usage
Un programme SAM seront axées non seulement sur l'utilisation des licences et de réconciliation, mais aura également pour objectif de maximiser l'efficacité de l'utilisation de licence en veillant à ce que les licences de logiciels précieux ne restez pas non utilisés sur les machines de rechange. Les petites organisations mai trouver qu'il suffit simplement de gérer un stock registre afin qu'ils puissent vérifier ce que l'équipement est en cours d'utilisation à tout moment et ce qui est assis dans un cellier. Cela permettra à l'entreprise d'éliminer toutes les licences sur des machines non utilisées et de les réutiliser, ce qui réduit la nécessité pour les achats de licences nouvelles et les coûts associés à la maintenance continue.
Cependant mai grandes entreprises constatent que ce qu'ils bénéficient également de l'enregistrement de la façon dont les machines individuelles sont utilisées parce qu'il mai les aider à négocier les termes du contrat spécifique avec des fournisseurs de logiciels. C'est parce que nombreux éditeurs de logiciels sont prêts à négocier des rabais et des exceptions pour les logiciels qui sont manifestement utilisés pour DR, essais ou de formation.
La meilleure façon de démontrer à un fournisseur de logiciels que votre estimation du nombre de machines de ces «usages particuliers» sont exacts est de montrer un processus, cohérente et précise pour enregistrer l'utilisation dans le temps. Cette disposition va considérablement renforcer votre position de négociation et aider à fournir effet de levier auprès des fournisseurs de logiciels de négocier des variations à la norme de licence utilisateur final des accords qui peuvent épargner des sommes d'argent importantes.
Seules les grandes entreprises sont susceptibles de bénéficier d'enregistrement par l'usage d'actifs au cours de la durée de vie de l'actif car il s'agit d'un processus complexe qui implique une charge importante sur le personnel de soutien et nécessite une base de données plus sophistiqué qu'un tableur Excel. Les coûts et les avantages de suivi de l'utilisation des équipements doivent être pesées avec soin et la plupart des sociétés ne trouveront qu'il est avantageuse pour eux une fois qu'ils ont atteint une masse critique qui leur permet de commencer à avoir de véritables négociations avec les fournisseurs de logiciels.
Avantages au-delà SAM
Les grandes entreprises seront également voir d'autres, la non-SAM connexes, des prestations dans le maintien d'un registre des actifs sophistiqués en conjonction avec un outil de découverte d'actifs. Ces avantages seront ressentis par la gestion des correctifs, gestion des versions de logiciels, la gestion des constructions et de déploiement des applications. Ces fonctions utilisent tous les outils de base que des outils haut de gamme ITAM, et les grandes entreprises devraient prendre au sérieux la possibilité de maximiser le retour sur investissement de leurs outils ITAM par l'examen de ces autres domaines de gestion de périphérique dès le début du processus de sélection d'outils.
Sommaire
Pour résumer, un matériel audio-programme de gestion d'actifs est une composante essentielle d'un programme SAM succès, peu importe la taille de votre organisation. Les petites organisations devraient se concentrer sur la gestion de l'achat et l'aliénation de biens matériels, mais les grandes entreprises à trouver mai que la gestion efficace du matériel actif peut être crucial pour améliorer le ROI des achats de logiciels par l'amélioration de leur effet de levier auprès des éditeurs de logiciels au cours des négociations d'achat. En outre, le même matériel et les outils logiciels de gestion d'actifs qui est utilisé pour SAM peut aussi servir de levier au profit d'autres fonctions dans le domaine de gestion de périphériques.
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