Tough Economic Times Drive bezuinigingen-So Don't Overlook IT Software Sparen

Dit artikel is bijgedragen door Rolfe Jaremus, Managing Partner bij Jaremus Associates.

Tijdens deze moeilijke economische tijden, zijn C-level executives op zoek naar manieren om zakelijke kosten te verlagen. Voor sommige bedrijven, kostenbesparing is niet alleen een manier om excessen uit te knijpen, het is een kwestie van overleven. Veel detailhandelaren hebben verlaagd de prijzen die zij aanrekenen aan de consument. De detailhandelaren op hun beurt hebben de prijsdruk op de gehele supply chain waardoor winstmarges in te krimpen of verdwijnen. zakelijke leidinggevenden op hun beurt wassen hun infrastructuur te wringen van afvalstoffen en het teveel in hun activiteiten.

Veel IT-leiders zijn het verlagen van kosten door virtualiseren en consolideren van servers, bezuinigen op de projecten die niet hebben sterke ROI, uitbesteding van functies, snijden salarissen en het verminderen van het personeel. In de zoektocht naar kostenbesparingen, een gebied dat niet mag worden vergeten is software onderhoud en ondersteuning vergoedingen.

"Een groeiend percentage van het IT-budget gaat naar activiteiten, waardoor een kleiner percentage beschikbaar voor innovatie en ontwikkeling." IBM 2008 IT Governance Onderzoek

Deze kosten staan meestal voor de tweede of derde grootste kostenpost categorie in het IT-budget. Om redenen die we zullen onderzoeken, kunnen aanzienlijke kostenbesparingen worden verkregen met weinig invloed op een IT-organisaties operaties.

Commerciële software is zeer complex en configureerbaar. Dit maakt het moeilijk en duur om te veranderen. Dus de focus van kostenbesparingen inspanningen mag niet te herschrijven of systemen herontwerp. Deze inspanningen zijn meestal gerechtvaardigd om andere redenen. Software kostenbesparingen moeten worden gericht op veranderingen die gemakkelijk kan worden gemaakt, of beter nog, veranderingen die vereisen geen veranderingen op alle software.

Laten we een kijkje nemen op een paar manieren:

1. Een gebied voor de kosten besparingen is op zoek naar software die niet wordt gebruikt. Het is niet ongebruikelijk voor software te vallen in onbruik geraakt. Deze erosie in gebruik gebeurt meestal gedurende een lange periode van tijd, dus is het niet duidelijk is voor iedereen. Dit is meer waarschijnlijk zullen optreden met software die wordt gebruikt voor de controle of het beheer van andere software. Met personeelsverloop kan, nieuwere technici niet weten hoe de instrumenten te gebruiken. Lijnmanagement kan niet begrijpen het doel van een instrument of een verbintenis tot het gebruik ervan. Of er betere instrumenten die een team nu wordt gebruikt.
2. In dezelfde lijn, is het niet ongewoon is voor een onderdeel van een ERP-pakket wordt niet gebruikt. Wanneer er een gezamenlijk product is jaren geleden gekocht, 5 onderdelen werden aangekocht. Plannen en prioriteiten veranderd en jaren later, waren slechts 4 van de componenten worden gebruikt en er waren geen plannen uit te voeren of gebruik de vijfde component. uitvoeren van een software-gebruik herziening kan helpen bij het identificeren lichtvaardig gebruikte of ongebruikte software die vervolgens kan worden ingekrompen of afgeschaft.
3. Vanwege de alomtegenwoordigheid van database en middleware software, is dit vaak vruchtbare voedingsbodem voor kostenbesparingen. De licentie voor deze producten is notoir complex, dus het lezen van dit in het algemeen niet eenvoudig. De licentie parameters voor de twee meest populaire databases, Oracle en SQL Server zijn vergelijkbaar, maar anders. Deze databases kunnen worden een vergunning van CPU of door de gebruiker. User licenties op zijn beurt heeft verschillende variaties tussen en binnen de producten en dan zijn er nog erfenis vergunningen methoden die nog meer complexiteit toevoegen. Het toevoegen aan de moeilijkheid in de database van vergunningen is het feit dat de verlening van vergunningen vaak gebonden is aan het gebruik van de front-end applicaties. Een Oracle Named User License bijvoorbeeld vereist dat de klant tellen het aantal personen in het bedrijf die gebruik maken van de applicaties die toegang tot de onderliggende database. En gebruik, in dit geval is niet alleen op een punt in de tijd, maar over een periode van tijd . Een gebruiker kan een job scheduling systeem, een andere computer of persoon. Sommige toepassingen vermindering van het aantal verbindingen die worden gemaakt aan de database. Dit wordt gedaan voor de resource efficiency, maar dit maakt het bijhouden van het verbruik moeilijker.

Voorbeeld

Een onderneming liep een grote SAP-BW toepassing op Oracle Enterprise Edition met CPU op basis van licenties. Deze licenties kan een onbeperkt aantal gebruikers. Na het tellen van het aantal gebruikers, het was realiseerde zich dat het aantal gebruikers was ver beneden de minima die nodig zijn voor dezelfde software, onder licentie van named user, een veel goedkopere optie. Omdat het onbetaalbaar kostbaar zou zijn om deze licenties kopen, is een strategie opgezet om de CPU-licenties vervangen in de tijd. Toen was er een behoefte aan Oracle CPU-licenties te verkrijgen voor andere systemen kon de minder dure named user licenties worden gekocht, het uitwisselen van de CPU licenties met die in het SAP-BW-systeem. Dit is geen snelle oplossing, maar vanwege de omvang van het systeem, zij vertegenwoordigden meer dan 300.000 dollar in de toekomst de kosten besparing, en een eventuele vermindering van 50% in onderhoud en ondersteuning van vergoedingen voor de SAP-BW Oracle licenties. Deze kostenbesparingen moest geen enkele software-aanpassingen, alleen veranderingen in de licenties.

Consolidatie van systemen

Rolfe Jaremus, Jaremus & Associates, Inc

CPU's steeds meer worden krachtiger. Todays mid-range servers hebben CPU's die 3-4 keer krachtiger dan de beschikbare 4-5 jaar geleden. Dus verschillende compatibele systemen kunnen worden geconsolideerd te lopen op todays meer krachtige servers. Door het consolideren van systemen, het onderliggende besturingssysteem, database en monitoring software licenties kunnen worden geëlimineerd of beschikbaar zijn voor herindeling. weliswaar systeem consolidatie vereisen dat de planning en sommige systemen niveau verandert, is het meestal niet zo ingewikkeld, en is meestal de kosten gerechtvaardigd is. Een bijkomend voordeel is de nieuwere machines zijn energie-efficiënter, dus ze zullen lager de kosten van de airconditioning en macht.

Inkoop software

Soms software licenties die jaren geleden gekocht, hebben een hoge onderhoudskosten ten opzichte van nieuwe licenties voor hetzelfde product. De software kan zijn gekocht in een tijd waarin de technologie was warm en concurrerende producten werden weinig. Of op het moment van aankoop, vanwege het geringe bedrag dat werd gekocht, kan de koper niet hebben gekregen een goede deal. In een geval, het jaarlijkse onderhoud en support kosten voor een product is 75% van de huidige (onderhandelingsprocedure) aankoop van het product. Door inkoop van het product, voor een beetje meer dan de kosten van onderhoud, waren de daaropvolgende onderhoud vergoedingen drastisch verlaagd. Aanzienlijke 3 tot 5 jaar kostenbesparingen werden opnieuw verkregen met geen wijzigingen in de software.

Software-leveranciers zijn vaak bereid zijn om goede deals staking voor terugkopen, vooral als u een aantal producten die kunnen worden gegroepeerd in een bestelling. Verkopers kunnen niet van de lagere inkomsten willen, maar het kan gunstig zijn om ze als het vervanging van het product maakt minder waarschijnlijk. Ook geen kwaad om dit soort deals jaar voorafgaand aan de leverancier te onderhandelen over het einde wanneer software sales teams zeer gemotiveerd.

In de zoektocht van een bedrijf om kosten te verminderen, software onderhoud en kosten van ondersteuning is een gebied waar aanzienlijke besparingen kunnen worden verkregen. Als een bedrijf serieus is over het terugdringen van de kosten, helpt het om de samenstelling van een cross-functional team waarvan de leden hebben ervaring met inkoop, onderhandelen, product-licenties en de kennis van de software en systemen. Vanwege de relatief hoge kosten voor software-onderhoud en ondersteuning, de kosten reductie-inspanningen kunnen aanzienlijke dividenden betaalt voor vele jaren.

Dit artikel is bijgedragen door Rolfe Jaremus, Managing Partner bij Jaremus Associates.