Denna artikel har bidragit med Kylie Fowler. Kylie är en erfaren IT Asset Manager och skriver Praktisk ITAM. Här delar hon sin syn på den roll Hardware Asset Management inom Software Asset Management-programmet.
Hur mycket HAM behöver du i ditt SAMwich?
.... En hel del faktiskt, men du kan skicka på sallad, tomat och senap! 
OK - flärd över. Nu när du har alla slutat falla över er skratta, låt oss tänka på den frågan på allvar.
Inledning
ROI för en heltäckande Software Asset Management (SAM) Programmet är avsevärt förhöjd med genomförandet av en samtidig Hardware Asset Management (HAM) för att ge en stödjande grund för hårda data om de maskiner som används i organisationen. Frågan varje organisation måste ta upp är vad data och i vilken detalj bör ingå i deras hårdvara kapitalförvaltning för att säkra framgången för deras SAM-program, särskilt med tanke på att behovet av att genomföra hårdvara verksamhet kapitalförvaltning kommer att öka de initiala kostnaderna av SAM-programmet.
Hur mycket skinka?
Svaret är en avvägning mellan kostnaderna för att genomföra ledning hårdvara tillgångar och förmåner du får för din SAM-programmet, vilket i sin tur beror till stor del på storleken på din organisation. Tänk på att det också finns icke-SAM förmåner för hårdvara kapitalförvaltning, men vi kommer bara kort ta upp dessa här.
När ska Track Hardware
Alla företag, oavsett storlek, bör genomföra ljudhårdvara program Asset Management i båda ändar av hårdvara livscykel - det vill säga när IT-utrustning förs in i organisationen och när tillgångar tas bort från organisationen.
I grunden kan du inte ha en effektiv SAM-program om du inte vet exakt vilken utrustning du har i din organisation vid en viss tidpunkt - och förvärva och end-of-life disposition av tillgångar är nyckeln till detta. Hur kan du vara säker på att din upptäckt verktyget fungerar och upptäcka all din utrustning om du inte kan korsreferenser resultaten mot en slutgiltig förteckning över den utrustning du äger för närvarande?
Inköpsprocessen
Vid köp slutet av livscykeln, bör all utrustning ha tillgång märkta med ett unikt referensnummer omedelbart den införs i organisationen. Tillgången tag, serienummer, beställningsnummer och inköpsdatum ska alla föras in din tillgång register. Om du är en liten organisation, kan din tillgång register består av en enkel Excel-ark, men större organisationer kommer att kräva något mer sofistikerad. Helst ska maskinen namn (även server namn) infoga nummer tillgången taggen för att möjliggöra snabb och enkel korsreferenser mellan upptäckt data och din hårdvara tillgång register.
Slutförvaringsprocessen
I andra änden av livscykeln, omhändertagande, en effektiv process för att identifiera reservutrustning och sedan ta bort dem från företaget är mycket önskvärt. Inte bara gamla IT-utrustning snabbt förlora sitt andrahandsvärde om vänster sitter runt, men programvarutillverkare kommer fortfarande ta med denna utrustning i alla revisioner och kommer att vilja fortsätta att debitera dig för underhåll av programvaran på dessa maskiner. Dessa båda förhandlar poäng om du håller på att granskas av en säljare, men det är mycket, mycket bättre att aldrig vara i den positionen i första hand.
Vid en grundläggande administrativ nivå kan slutförvaringsprocessen vara bara en post i din hårdvara tillgång registrera att hårdvaran inte längre ägs av företaget, liksom en kortfattad anteckning om hur produkterna kasseras. Större företag kan ha ett mer komplicerat omhändertagande processen och kan behöva kunna visa utomstående tillsynsmyndigheter att vissa processer har inträffat innan utrustningen lämnar platsen, som hårddiskar torkas av data, och tillgångar taggar bort. Övriga punkter av "läckage" av utrustning bör också spåras i din maskinvara tillgång register. Viktiga exempel är när maskinerna är förlorade eller stulna, och när de skickas tillbaka till tillverkaren för reparation eller byta ut, men försvinner en-route.
Recording Asset Usage
Ett omfattande SAM program kommer att inriktas inte bara på licens att använda och försoning, men syftar även till att maximera effektiviteten hos licens att använda genom att säkerställa att värdefulla programvarulicenser inte sitta och oanvända om outnyttjad maskiner. Små organisationer kan finna att det är tillräckligt att bara hantera ett lager register så att de kan kontrollera vad utrustning används vid en viss tidpunkt och vad som sitter i ett förråd. Detta gör det möjligt för företaget att ta bort eventuella licenser på oanvända maskiner och återanvända dem, vilket minskar behovet av nya licens inköp och tillhörande löpande underhållskostnader.
Men stora företag kan konstatera att att de också dra nytta av inspelning hur enskilda maskiner används eftersom det kan hjälpa dem att förhandla fram särskilda avtalsvillkor med programvaruleverantörer. Detta beror på att många programtillverkare är villiga att förhandla rabatter och undantag för programvara som bevisligen används för DR, provning eller utbildningssyfte.
Det bästa sättet att visa att en programvaruleverantör som din uppskattning av hur många av dessa "särskilt ändamål" maskiner är korrekt är att visa ett konsekvent, noggrann process för registrering av användning över tiden. Detta kommer att avsevärt stärka din förhandlingsposition och bidra till ökad makt gentemot programvaruförsäljare att förhandla om ändringar av standard Slutanvändarlicensavtal Avtal som kan spara stora summor pengar.
Bara stora företag kan dra nytta av inspelningen tillgång användning under livslängden av tillgång, eftersom detta är en komplicerad process som innebär en betydande belastning för supportpersonal och kräver en mer sofistikerad databas än ett Excel-ark. Kostnaderna och fördelarna med att spåra utrustning användning måste vägas noggrant och de flesta företag kommer bara att visa att det lönar sig när de har nått en kritisk massa som låter dem börja ha meningsfulla förhandlingar med programvaruleverantörer.
Fördelar utöver SAM
Stora företag kommer också att se andra, icke-SAM närstående, förmåner i upprätthållandet av en sofistikerad tillgång register i samband med en tillgång Discovery Tool. Dessa fördelar kommer att märkas av patch-hantering, programvara Release Management, bygga förvaltning och programdistribution. Dessa funktioner använder alla samma grundläggande verktygen som hög-tools slut ITAM, och stora företag bör ta allvarligt möjligheterna att maximera avkastningen av ITAM verktyg genom att betrakta dessa andra områden enhetshantering redan från början av verktyget urvalsprocessen.
Sammanfattning
Sammanfattningsvis är ett ljudkort kapitalförvaltning programmet en viktig del av ett framgångsrikt SAM program oavsett storleken på din organisation. Små organisationer bör fokusera på att hantera inköp och avyttring av hårdvara tillgångar, men större företag kan finna att en effektiv förvaltning hårdvara tillgång kan vara avgörande för att förbättra avkastningen på investeringen av mjukvara genom att öka sitt inflytande med programleverantörer vid köp förhandlingarna. Dessutom samma hårdvara och mjukvara kapitalförvaltning verktygen som används för SAM kan också kan överföras till förmån för andra funktioner i enheten förvaltning arenan.
Foto
