Tough Economic Times Drive budgetnedskärningar-Så inte förbise IT Software Savings

Denna artikel har bidragit med Rolfe Jaremus, Managing Partner på Jaremus Associates.

Under dessa svåra ekonomiska tider, är C-nivå befattningshavare hitta sätt att minska företagens kostnader. För vissa företag är kostnadsbesparingar inte bara ett sätt att tränga ut självrisk, det är en fråga om överlevnad. Många återförsäljare har sänkt priser de tar ut av konsumenterna. Återförsäljarna i sin tur har satt prispress på hela leverantörskedjan leder vinstmarginaler att krympa eller försvinna. Företagsledare i sin tur en skur av deras infrastrukturer för att vrida ur avfall och överskott i sin verksamhet.

Många IT-ledare att sänka kostnaderna genom att virtualisera och konsolidera servrar, skära ned på projekt som inte har starka ROI, outsourcing funktioner, sänka lönerna och minska antalet anställda. I jakten på kostnadsbesparingar, ett område som inte bör förbises är programvara underhålls-och support.

"En växande andel av IT-budgeten går till verksamheten, vilket ger en mindre andel tillgängliga för innovation och utveckling." IBM 2008 IT Governance Study

Dessa kostnader motsvarar normalt den andra eller tredje största kostnad kategori i IT-budgeten. Av skäl som vi kommer att utforska, kan betydande kostnadsbesparingar uppnås med liten inverkan på en IT-organisationer verksamhet.

Kommersiell programvara är mycket komplexa och konfigurerbart. Detta gör det svårt och dyrt att ändra. Så fokus för kostnadsbesparingar insatser bör inte vara att skriva om eller konstruera system. Dessa insatser är ofta motiverade av andra skäl. Mjukvara kostnadsbesparingar bör inriktas på förändringar som lätt kan göras, eller ännu bättre, förändringar som inte kräver någon mjukvara förändringar alls.

Låt oss ta en titt på några metoder:

1. Ett område för besparingar är att söka efter programvara som inte används. Det är inte ovanligt att program för att falla i glömska. Denna erosion i användning sker vanligtvis under en lång tid, så det är inte självklart för någon. Det är mer sannolikt att ske med programvara som används för övervakning och hantering av annan programvara. Med personalomsättning, kanske nyare tekniker vet inte hur man använder verktygen. Linjeorganisation kan inte förstå syftet med ett verktyg eller en satsning på att använda det. Eller det kan vara bättre verktyg för att ett team nu använder.
2. På samma sätt är det inte ovanligt att en del av ett ERP-paket som är oanvända. När en gemensam produkt som köptes år sedan, 5 komponenter köptes. Planer och prioriteringar förändrats och år senare var det endast 4 av de komponenter som används och det fanns inga planer på att införa eller använda den femte delen. Utföra en översyn användningen av programvara kan hjälpa till att identifiera lätt utnyttjats eller inte programvara som sedan kan förminskade eller elimineras.
3. På grund av den genomslagskraft av databas och middleware, är detta ofta grogrund för kostnadsbesparingar. Licenssystemet för dessa produkter är notoriskt komplicerad, så se över detta i allmänhet inte lätt. Licensiering parametrar för de två mest populära databaser, Oracle och SQL Server är liknande, men annorlunda. Dessa databaser kan licensieras av CPU eller av användaren. User licensiering i sin tur har flera variationer mellan och inom de produkter och så finns det arv licensiering metoder att lägga ännu mer komplicerat. Lägga till svårigheten i databasen licensiering är det faktum att licensieringen är ofta knutet till användningen av front-end-applikationer. En Oracle Named User License exempelvis kräver att kunden räkna antalet individer i företaget som använder applikationer som använder underliggande databasen. Och användning, i detta fall är inte bara vid en tidpunkt, men under en tidsperiod . En användare kan vara en uppgift schemaläggning system, en annan dator eller person. Vissa program minska antalet anslutningar som görs i databasen. Detta görs för resurseffektivitet, men detta gör användarspårning svårare.

Exempel

Ett bolag som kör ett stort SAP-BW ansökan på Oracle Enterprise Edition med CPU-baserade tillstånd. Dessa licenser tillåter ett obegränsat antal användare. Efter att räkna antalet användare, insåg man att antalet användare var långt under de miniminivåer som krävs för samma programvara, licensierad av Named User, ett betydligt billigare alternativ. eftersom det skulle vara oöverkomligt dyrt att återköpa dessa licenser, sattes en strategi för att byta CPU-licenser över tiden. Om det fanns ett behov av att få Oracle CPU-licenser för andra system, kan billigare Named User licenser att köpa, byta CPU-licenser med dem i SAP-BW-systemet. Detta är inte en snabb lösning, men på grund av storleken på systemet, den var över $ 300.000 i framtida kostnader besparingar, och en eventuell 50% reduktion av underhålls-och support för SAP-BW Oracle licenser. Det kostnadsbesparingar inte kräver någon mjukvara förändringar, bara förändringar i tillstånd.

Konsolidering av system

Rolfe Jaremus, Jaremus & Associates, Inc.

CPU's fortsätter att bli starkare. Todays mellanregister servrar har processorer som är 3-4 gånger starkare än de som finns tillgängliga 4-5 år sedan. So flera kompatibla system kan konsolideras för att köras på dagens kraftfullare servrar. Genom att konsolidera systemen, underliggande operativsystem, databas och övervakning programvarulicenser kan elimineras eller tillgängligt för omfördelning. Medan systemet konsolideringar kräver planering och vissa system förändringar nivå, är det i allmänhet inte så komplicerat, och det brukar kosta motiverad. En annan fördel är de nyare maskinerna mer energieffektiva, så de kommer att sänka kostnaderna för luftkonditionering och makt.

Återköp Software

Ibland programvarulicenser som köptes år sedan, har en hög underhållskostnad i förhållande till nya licenser för samma produkt. Programvaran kan ha köpts i en tid när tekniken var varmt och konkurrenskraftiga produkter var få. Eller vid tidpunkten för köpet, på grund av den lilla mängd som köps, kan köparen inte har fått en bra affär. I ett fall var den årliga underhålls-och support för en produkt som 75% av den nuvarande förhandlade () inköpskostnaden för produkten. Genom återköp av produkten, för lite mer än kostnaden för underhåll, var sedan upprätthålls avgifter dramatiskt sänkt. Betydande 3 till 5 år kostnadsbesparingar erhölls återigen med några ändringar i programvaran.

Programleverantörer är ofta villiga att strejka bra erbjudanden för återköp, särskilt om du har ett antal produkter som kan delas in i en beställning. Vendors kanske inte gillar de lägre intäkter, men det kan vara gynnsamt för dem om det gör produktersättningar mindre sannolikt. Det hindrar inte heller ont att förhandla om denna typ av avtal före säljarens slutet av året när programvaran säljteam är välmotiverad.

I företagets strävan att minska kostnaderna, programvara underhåll och stöd är ett område där stora besparingar kan erhållas. Om ett företag menar allvar med att minska kostnaderna, hjälper till att sätta ihop ett kors fungerande team vars medlemmar har erfarenhet av inköp, förhandlingar, produkt licensiering och kunskap om programvara och system. Grund av det relativt höga kostnader för programvara underhåll och support, kostnader ansträngningarna att minska koldioxidutsläppen kan betala betydande utdelningar under många år framöver.

Denna artikel har bidragit med Rolfe Jaremus, Managing Partner på Jaremus Associates.